Jenseits von ERP und CRM: Wie man intelligente Beschleunigung in Aufträgen und Angeboten implementiert

Der Start der Automatisierung ist für die heutige Effizienz der Unternehmensabläufe unabdingbar

Während jahrzehntelange ERP- und CRM-Implementierungen strukturierte Automatisierungsgewinne für Unternehmen gebracht haben, ist die nächste Phase die kognitive Beschleunigung: KI-gesteuerte Plattformen werden befähigt, Aktionen auszuführen, Dokumentationen zu erstellen und sich an Situationen anzupassen. In diesem neuen Paradigma sind Arbeitsabläufe wie Angebotserstellung, Auftragseingang und Kundenkommunikation nicht mehr linear und reaktiv - diese Prozesse sind intelligent, gestrafft und darauf ausgelegt, überlastete Teams zu entlasten.

Die Beweislage ist eindeutig. Da globale Logistik-, Fertigungs- und Technologieunternehmen in einem übersättigten Umfeld konkurrieren, wird die Fähigkeit, Angebote, Offerten oder interne Arbeitsabläufe auf der Grundlage von Echtzeitanfragen zu erstellen, zu einem entscheidenden Effizienzunterscheidungsmerkmal. Vollständige Automatisierung ist die neue Grundlage für betriebliche Arbeitsabläufe.

Die versteckten Ineffizienzen in Angebots- und Auftrags-Workflows

In vielen Unternehmen sind die Verkaufs- und Bestellprozesse nach wie vor in manuellen Aufgaben gefangen. Der Quote-to-Cash (Q2C)-Prozess ist auf E-Mail-Postfächer, isolierte Tabellenkalkulationen und nicht integrierte Systeme verteilt. Mitarbeiter verschwenden Stunden mit dem Abschreiben von Kundenanfragen, dem Navigieren in veralteten Preisfindungstools oder dem Umformatieren von Daten für den Betrieb. Gleichzeitig steigen die Kundenerwartungen: Schnelle Reaktionszeiten, personalisierte Angebote und kanalübergreifendes Engagement sind heute die Norm.

Studien bestätigen die dadurch entstehende Belastung. Laut Andiyappillai (2021) stoßen selbst Logistikriesen immer wieder auf Hindernisse, wenn Altsysteme eine reibungslose Koordination zwischen den Abteilungen verhindern. Diese Engpässe führen zu hohen Fehlerquoten und langsamen internen Reaktionszyklen, die die Mitarbeiter erschöpfen und die Kunden frustrieren. Der McKinsey- Bericht zur Logistikautomatisierung greift die Herausforderung auf und stellt fest, dass Unternehmen zwar den Wert der Automatisierung erkennen, die Umsetzung jedoch durch fragmentierte Entscheidungsfindung und Engpässe, die die Kontinuität der Arbeitsabläufe behindern, ins Stocken gerät (Dekhne et al., 2019).

Die manuelle Angebotserstellung setzt Unternehmen der Betriebsmüdigkeit aus: Preisfehler, Zeitverlust und verpasste Chancen häufen sich täglich. In vielen Unternehmen fungiert der Posteingang als unstrukturierte Warteschlange, die die Teams überlastet und Zeit und Energie von hochwertiger Arbeit abzieht. Die Unternehmen wissen, dass sie etwas ändern müssen, aber bisher waren die Lösungen entweder zu starr oder zu komplex.

Möglichkeiten der Automatisierung

KI-gesteuerte Lösungen schließen die Lücke zwischen den derzeitigen manuellen Prozessen und automatisierten Workflows mit minimalem manuellem Aufwand für Aufgaben wie die Dokumentenerstellung, die Dokumentenerstellung und die Entscheidungsfindung. Hier sehen Sie, wie sie das tun:

• Einheitliche Priorisierung von Anfragen über alle Kanäle hinweg: Heutzutage gehen Anfragen per E-Mail, WhatsApp, Kundenportale oder Telefon ein. Ohne einen zentralisierten Triage- Prozess ertrinken die Teams in einer fragmentierten Kommunikation. Intelligente Plattformen bewerten und priorisieren diese Anfragen jetzt in Echtzeit, bieten den Mitarbeitern sofortige Klarheit und reduzieren den Stress. Das Ergebnis ist ein ruhigerer, kontrollierterer Arbeitstag, bei dem keine kritische Aufgabe unter den Tisch fällt.
• Dokumentenintelligenz zur Steuerung interner Arbeitsabläufe: Mit den richtigen Tools ist eine eingehende Angebotsanfrage nicht nur eine Mitteilung, sondern ein Auslöser. KI-Agenten können die Anfrage analysieren, relevante Daten extrahieren und interne Dokumente erstellen, die abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe aktivieren. Auf diese Weise werden Engpässe beseitigt, die E-Mail-Überlastung reduziert und den Teams ein Gefühl von Fluss und Vorwärtsbewegung vermittelt.
• Intelligente interne Wissensaktivierung: Mitarbeiter verlieren oft Stunden mit der Suche nach Dateien, der Überprüfung des Projektstatus oder der Bestätigung von Spezifikationen. Intelligente Dokumentensysteme ermöglichen es KI-Agenten jetzt, nicht nur Fragen auf der Grundlage empfangener Dateien zu beantworten, sondern diese Dokumente auch mit dem internen Speicher des Unternehmens zu verbinden. Ganz gleich, ob es sich um ein früheres Angebot, einen Lieferplan oder ein Compliance-Protokoll handelt, die Antworten sind zugänglich, was Verzögerungen reduziert und das Vertrauen im gesamten Team wiederherstellt.
• Explainable AI für Vertrauen und Klarheit: Erklärbare KI ermöglicht es den Benutzern zu verstehen, warum maschinelles Lernen bestimmte Ergebnisse liefert. Die Mitarbeiter müssen verstehen, warum eine Anfrage gegenüber einer anderen priorisiert wurde oder wie ein Dokument erstellt wurde. Führende Automatisierungsplattformen mit eingebauten erklärbaren Entscheidungsprotokollen reduzieren Unklarheiten und schaffen Vertrauen in das System.

Schlüsselfaktoren für die Implementierung der Angebots- und Auftragsautomatisierung

Die Implementierung der Angebots- und Auftragsautomatisierung ist kein technologisches Problem, sondern eine Frage der strategischen Ausrichtung. Erfolgreiche Implementierungen weisen die gleichen Schlüsselmerkmale auf:

1. End-to-End-Prozessintegration: Automatisierungen, die nur E-Mail oder CRM betreffen, führen nicht zu einem ROI. Auswirkungen ergeben sich, wenn Agenten abteilungsübergreifend arbeiten: Dokumente extrahieren, Workflows auslösen, Preisfindungstools synchronisieren und internes Wissen zugänglich machen.
2. Anpassbare Algorithmen: Ein Beschaffungsangebot in der Pharmabranche hat ganz andere Schwellenwerte als eine B2B-Bestellung im Technologiesektor. Die Automatisierungslogik muss mit internem Fachwissen und branchenspezifischen Nuancen durch Algorithmus- Schulungen angepasst werden.
3. Organisatorische Skalierbarkeit: Je mehr Anfragen bearbeitet werden, desto mehr sollte das System lernen, welche Arbeitsabläufe nützlich sind und welche Reibungsverluste verursachen. Das Ziel ist nicht nur Schnelligkeit, sondern auch wiederholbares Vertrauen, teamübergreifende Zuverlässigkeit und nachhaltige Entlastung.
4. Kultur der frühen Anwender: Automatisierung gedeiht, wenn sie nicht als Bedrohung, sondern als Erleichterung empfunden wird. Den Teams muss gezeigt werden, wie die Automatisierung ihr Leben vereinfacht und wie sie sich wiederholende Arbeiten eliminiert, den Kontextwechsel reduziert und es ihnen ermöglicht, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren.

Wie geht Backwell Tech die Workflow-Herausforderung an?

Bei Backwell Tech haben wir die MailSense-Plattform entwickelt, um diese Automatisierungslücke zu schließen und die betriebliche Klarheit wiederherzustellen. MailSense ermöglicht es Unternehmen, eingehende Anfragen über alle Kanäle hinweg automatisch zu priorisieren, strukturierte Dokumente zu generieren, die interne Prozesse aktivieren, und den Teams einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen zu ermöglichen.

Unsere Plattform bietet:

• Klassifizierung eingehender Anfragen: Ordnen Sie E-Mails mit Kundenbestellungen in überschaubare Warteschlangen ein.
• Automatisierte Dokumentenerstellung: Sofortige Erstellung von Angeboten, Verträgen und Vorschlägen ohne sich wiederholende manuelle Arbeit.
• Wissensaktivierung: Ermöglichen Sie es KI-Agenten, Antworten aus internen Dateien zu ziehen und intelligent auf Kundenanfragen zu reagieren.

Mit MailSense können Unternehmen sowohl die Automatisierung vorantreiben als auch die mentale Überlastung reduzieren, was in gewisser Weise zu einer intelligenteren Umverteilung der Arbeit und zu einer Entlastung des gesamten Teams führt. Im Kern geht es darum, den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie benötigen, um klar, schnell und konzentriert arbeiten zu können.

MailSense von Backwell Tech ist dazu da, die Arbeit zu erleichtern. Für Teams, die es leid sind, Kunden- E-Mails zu bearbeiten, Dokumente zu formatieren oder nach Dateien zu suchen, ist die Zukunft schneller, leichter, klarer und endlich überschaubar.

Referenzen

• Andiyappillai, N. (2021). Eine Analyse der Auswirkungen der Automatisierung auf die Leistung der Lieferkette in Logistikunternehmen. IOP Conf. Ser: Mater. Sci. Eng. https://doi.org/10.1088/1757-899X/1055/1/012055
• Dekhne, A., Hastings, G., Murnane, J., & Neuhaus, F. (2019). Automation in Logistics: Big Opportunity, Bigger Uncertainty. McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/industries/travel-logistics-and-infrastructure/our-insights/automation-in-logistics-big-opportunity-bigger-uncertainty
• Baramichai, M., & Prateepkaew, P. (2025). Leveraging Artificial Intelligence for Efficient Quotation Management. https://so03.tci-thaijo.org/index.php/journalcim/article/download/288450/189168
• Hota, A. (2024). Die Modernisierung des Quote-to-Cash-Prozesses in Rechenzentren durch Kl und Automatisierung. https://www.researchgate.net/publication/386584450
• Karnani, B. (2025). Die Entwicklung von CPQ-Systemen: KI-Integration und Auswirkungen auf den Umsatz.  https://www.researchgate.net/publication/389368660
• Zdravković, M., & Panetto, H. (2022). KI-gestützte Unternehmensinformationssysteme für die Fertigung.
  https://hal.science/hal-03286677/file/Zravkovic%20et%20al.pdf